Copia conforme all’originale: dove farla e cos’è

Se hai bisogno di una copia conforme all’originale o copia fotostatica possiamo fornirti questo servizio. Ti spieghiamo in cosa consiste.

Giuritrad » Copia conforme all’originale

La copia conforme all’originale, detta anche copia fotostatica, può essere richiesta da un ente pubblico o da un gestore privato di pubblici servizi o semplicemente da un privato, per accertare la conformità di una fotocopia al documento originale.

In questo articolo ti raccontiamo cos’è una copia conforme, come si fa e dove si fa.

Le copie conformi degli originali possono essere utili  quando devono essere presentati i documenti e anche le relative traduzioni asseverate o traduzioni certificate ma anche in altre circostanze (ad esempio, un documento legale emesso in Italia da un’istituzione o un ente privato che deve essere presentato presso un’altra autorità in Italia).

Copia conforme all’originale: cos’è

Una copia conforme o copia autenticata è un’attestazione, da parte da un pubblico ufficio, che certifica la fedele riproduzione di un documento fotocopiato rispetto all’originale dal quale è stato estratto.

La copia conforme all’originale può essere necessaria ogniqualvolta sia necessario dimostrare che una fotocopia estratta da un documento originale è conforme e identica allo stesso, sia per contenuti che nella forma.

Se devi invece autenticare la firma davanti a un notaio non avrai bisogno della copia conforme ma dovrai presentare l’originale del documento d’identità. 

copia conforme all'originale

TIMBRO DI COPIA CONFORME ALL’ORIGINALE O FOTOCOPIA FOTOSTATICA EMESSO DAL COMUNE

Bisogna considerare che la copia conforme all’originale si utilizza quando non è possibile presentare a un’autorità l’originale del documento, soprattutto quando si tratta di documenti irripetibili (esemplari unici) di cui non si può ottenere un duplicato. 

Un esempio di un documento non duplicabile è il diploma di laurea. Per questo, ogni volta che un ufficio pubblico lo richiede, non devi depositarlo o inviarlo: è necessario fare una copia conforme all’originale del certificato di laurea. Da quel momento la fotocopia fotostatica estratta dal funzionario pubblico è considerata equipollente e valida a tutti gli effetti legali.

Copia autenticata del diploma di laurea

Una pergamena di laurea originale, come dicevamo, non può essere depositata presso gli uffici pubblici, italiani o all’estero, perché si tratta di un documento unico che deve conservare l’interessato.

Potrebbe tuttavia capitare che la fotocopia del documento non venga accettata perché, ai fini legali, la semplice fotocopia non ha alcun valore e può essere utilizzata solo ad uso personale, e non pubblico.

COPIA AUTENTICATA DEL DIPLOMA DI LAUREA

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Ecco che allora, per attribuire alla copia lo stesso valore legale dell’originale, sia necessario farsi rilasciare una copia autenticata del diploma di laurea e cioè una copia conforme all’originale. 

La maggior parte delle volte si invia la documentazione a una pubblica amministrazione estera (ad esempio, a un’università all’estero) tramite una application online e non necessariamente in cartaceo.

Le copie autenticate nelle application online

Ti potresti domandare: anche in questi casi di spedizione online è necessaria la copia conforme all’originale?

Ebbene sì, soprattutto quando devi mandare per email a un ente pubblico una traduzione giurata del diploma di laurea, è opportuno fare prima la scansione della copia conforme all’originale della pergamena. Quindi, la procedura corretta prevede fare prima la copia conforme a partire dalla copia fotostatica o fotocopia, poi consegnarla al traduttore per la traduzione e, infine, inviarla al richiedente in cartaceo o in versione digitale, caricandola su un sito Internet mediante un’application online.

La copia autenticata si fa per appianare nel richiedente qualsiasi dubbio circa l’autenticità della copia che si sta inviando in forma telematica. Un timbro in più, quindi, non fa mai male, al contrario: può evitare problemi e in questo modo non rischi che ti rifiutino la pratica.

Può essere apposta l’Apostilla in una copia conforme?

In effetti, fare una copia conforme all’originale di un documento non duplicabile è la soluzione ideale quando il documento originale è stato rilasciato in una città lontana dal proprio luogo di residenza. Ti diciamo perché:

Quando si deve apporre il timbro di Apostille, lo si fa presso la Prefettura della stessa città dove è stato rilasciato il documento. La copia conforme può essere fatta ovunque. Pertanto, si può fare la copia autenticata e poi farla apostillare nella Prefettura della città del Comune che ha rilasciato la copia conforme. Così non dovrai viaggiare solo per questo.

Dove si fa una copia conforme all’originale

Sono diversi gli uffici pubblici che possono autenticare una copia rendendola “conforme”.

Nello specifico, la copia conforme all’originale può essere rilasciata da:

  • Funzionario del Comune (Ufficio Anagrafe o Ufficio di Stato Civile)
  • Notaio
  • Tribunale (Cancelliere dell’ufficio copie autentiche)
  • Ministeri
  • Consolati (Ufficiali o Cancellieri).

L’importante è che ad autenticare il documento sia effettivamente un pubblico ufficiale. Il Preside di una scuola, ad esempio, può rilasciare la copia conforme delle pagelle scolastiche della propria scuola. E questo va fatto prima della traduzione delle pagelle qualora ti abbiano richiesto all’estero anche la traduzione. Queste indicazioni son generali e vanno bene anche per altre tipologie di documenti, non solo per le pagelle scolastiche.

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Non esitare a contattarci, per email a info@traduzioni-asseverate.com o chiamando allo 049 54.77.344 se non sai come autenticare un documento e hai bisogno di questo servizio.

Differenza tra copia autentica e copia conforme all’originale

Copia autentica e copia conforme è la stessa cosa, ma a seconda del tipo di documento dovrai farla presso il Comune, il Tribunale o un notaio:

In Italia, per autenticare copie di documenti rilasciati da Comuni, Università, Enti Governati, Uffici pubblici in generale, bisogna rivolgersi all’ufficio anagrafe del Comune. In questo caso va richiesta una copia conforme all’originale. Anche per i documenti identificativi, bisogna fare una copia conforme.

Ad esempio, la fotocopia del passaporto puoi autenticarla in Comune.

Il Tribunale autentica certificati rilasciati dal Tribunale, copie di atti giudiziari o legali, e anche documenti notarili. In tal caso la copia conforme dell’atto si chiama copia autentica.

Un Notaio, invece, può autenticare e rilasciare copie conformi di qualsiasi documento purché sia un originale. In particolare può rilasciare copie semplici degli atti sottoscritti da egli stesso.

Quanto costa una copia conforme all’originale

La copia conforme non ha un costo vero e proprio, ma per farla il funzionario del Comune o il Notaio ti chiederanno una marca da bollo da €16 per ogni 4 facciate del documento originale, e talvolta un’altra marca da €0,52 per diritti di segreteria, salvo eventuali casi di esenzione. Se fai la copia conforme presso il Notaio, ovviamente ti verrà chiesta una parcella, che può essere variabile a seconda del tipo di documento.

In caso di effettiva esenzione di imposta di bollo per la copia conforme all’originale dovrà essere apposta sulla copia la relativa clausola con gli estremi dell’esenzione prevista per legge (esempio: “esente imposta di bollo, art. 7, L. 29/12/1990 n. 405).

Le marche necessarie per le copie conformi si comprano dal tabaccaio, ma se ti è più facile e non sai l’importo preciso, è possibile fare il pagamento virtuale della marca da bollo, e cioè potrai pagarle in contanti direttamente all’ufficiale del Comune o al notaio.

Copie conformi rilasciate dai consolati

I consolati, invece, possono rilasciare copie conformi all’originale quando sucessivamente sia prevista la traduzione di un documento da utilizzare nel Paese che il consolato rappresenta.

Da precisare che, in questi casi, la copia conforme si fa prima della traduzione e prima dell’Apostille.

Questa procedura di autenticare i documenti presso il consolato può essere necessaria quando l’ente estero a cui si deve presentare la copia non accetta copie conforme da autorità italiane o comunque quando esige che le copie siano autenticate dalle autorità consolari o diplomatiche oppure da un notaio del Paese dove si utilizzeranno talidocumenti con le rispettive traduzioni.

In un altro articolo del nostro blog ti parliamo proprio della traduzione autenticata e ti spieghiamo la differenza tra copia conforme all’originale (true copy o certified copy) e traduzione conforme all’originale o traduzione certificata o certified translation.

L’importante è sapere che, in tutti questi casi soprammenzionati, il funzionario attesta che la copia è conforme all’originale.

Come si fa una copia conforme

Innanzitutto, per farsi rilasciare una copia conforme all’originale, la prima cosa che bisogna fare è fotocopiare il documento. La fotocopia la dovrai portare tu assieme al documento originale.

Allora, come autenticare un documento?

La fotocopia deve essere completa e identica all’originale. Anche un timbro apposto sul retro dell’atto ha un suo significato e deve essere presente nella copia. Altrimenti non si tratta di una copia conforme e il Comune dovrà specificare che si tratta di una copia parziale.

Ottenuta la copia fotostatica, puoi recarti presso il Comune.

È importante precisare che il funzionario non deve necessariamente capire il contenuto del documento, perché la copia conforme all’originale non giudica sui contenuti o sulla veridicità dell’atto, ma soltanto sulla riproduzione fedele del documento.

Non si può certificare una copia a partire da un’altra copia. Sarà necessario partire sempre da un originale. In caso di documenti notarili, bisognerà richiedere al notaio una copia semplice dell’atto.

    Innanzitutto, per farsi rilasciare una copia conforme all’originale, la prima cosa che bisogna fare è fotocopiare il documento. La fotocopia la dovrai portare tu assieme al documento originale.

    Allora, come autenticare un documento?

    La fotocopia deve essere completa e identica all’originale. Anche un timbro apposto sul retro dell’atto ha un suo significato e deve essere presente nella copia. Altrimenti non si tratta di una copia conforme e il Comune dovrà specificare che si tratta di una copia parziale.

    Ottenuta la copia fotostatica, puoi recarti presso il Comune.

    È importante precisare che il funzionario non deve necessariamente capire il contenuto del documento, perché la copia conforme all’originale non giudica sui contenuti o sulla veridicità dell’atto, ma soltanto sulla riproduzione fedele del documento.

    Non si può certificare una copia a partire da un’altra copia. Sarà necessario partire sempre da un originale. In caso di documenti notarili, bisognerà richiedere al notaio una copia semplice dell’atto.

      Normativa di riferimento

      • Art. 2714 del Codice Civile italiano
      • In materia di documentazione amministrativa: DPR del 28/12/2000 n. 445
      • In materia di documentazione amministrativa e legalizzazione e autentica di firme: Legge 04/01/1968 n. 15.

      Dichiarazione di conformità all’originale e Autocertificazione

      La dichiarazione di conformità all’originale, mediante atto notorio, può sostituire la copia conforme all’originale.

      Quando uno o più documenti devono essere utilizzati in Italia, talvolta è consentita l’autocertificazione e può non essere necessario procedere con le copie conformi agli originali.

      La dichiarazione di conformità consiste precisamente in un’autocertificazione dell’interessato stesso, che però deve essere firmata davanti al funzionario che riceve i documenti, presentando la propria carta d’identità e una fotocopia della stessa. Anche in questi casi va apposta una marca da bollo da €16,00.

      Quando è sufficiente l’autocertificazione, la parte interessata può compilare un documento che si chiama dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

      Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà

      L’articolo 19 del D.P.R. n. 445 del 2000 prevede in alcune circostanze di poter sostituire la copia conforme all’originale (autentica di copia) con la dichiarazione di conformità all’originale che è una cosa diversa.

      La dichiarazione di conformità viene effettuata mediante la cosiddetta dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

      I casi previsti sono i seguenti:

      • Copia di un atto o documento rilasciato da un’Amministrazione Pubblica  italiana e da presentare presso un altro ufficio della pubblica amministrazione o presso privati gestori di pubblici servizi italiani.
      • Copia di un titolo di studio. Di conseguenza, un diploma può essere presentato in copia conforme all’originale in Italia o con autocertificazione (dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà).
      • Copia di documenti fiscali, fatture o contratti, i cui originali devono essere conservati dalla parte interessata e non possono essere depositati in originale.

      Le copie conformi agli originali sono la scelta migliore in caso di dubbi sull’ammissione o meno dell’autodichiarazione di conformità da parte di un’autorità estera.

      Se dovrai inviare all’estero una traduzione e il documento, meglio non rischiare e procedere con la copia conforme all’originale e non con la dichiarazione sostitutiva di atto notorio o autocertificazione.

      Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà

      DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DELL’ATTO DI NOTORIETÀ

      L’autocertificazione è valida solo in Italia, in virtù dell citato art. 19 del D.P.R. n. 445. In genere non viene accettata all’estero una copia che non sia stata certificata da un pubblico ufficio.

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