Copia conforme all’originale: dove farla e cos’è

La copia conforme all’originale può essere richiesta da un ente pubblico o da un gestore privato di pubblici servizi o semplicemente da un privato, per accertare la conformità di una fotocopia al documento originale.

In questo articolo ti raccontiamo cos’è una copia conforme, come si fa e dove si fa.

Le copie conformi degli originali possono essere utili  quando devono essere presentati i documenti e anche le relative traduzioni asseverate o traduzioni certificate ma anche in altre circostanze (ad esempio, un documento legale emesso in Italia da un’istituzione o un ente privato che deve essere presentato presso un’altra autorità in Italia).

Copia conforme all’originale: cos’è

Bisogna considerare che la copia conforme all’originale si utilizza quando non è possibile presentare a un’autorità l’originale del documento, soprattutto quando si tratta di documenti irripetibili (esemplari unici) di cui non si può ottenere un duplicato. 

Un esempio di un documento non duplicabile è il diploma di laurea. Per questo, ogni volta che un ufficio pubblico lo richiede, non devi depositarlo o inviarlo: è necessario fare una copia conforme all’originale del certificato di laurea. Da quel momento la fotocopia è considerata equipollente e valida a tutti gli effetti legali.

Copia autenticata del diploma di laurea

Ecco che allora, per attribuire alla copia lo stesso valore legale dell’originale, sia necessario farsi rilasciare una copia autenticata del diploma di laurea e cioè una copia conforme all’originale. 

La maggior parte delle volte si invia la documentazione a una pubblica amministrazione estera (ad esempio, a un’università all’estero) tramite una application online e non necessariamente in cartaceo.

Le copie autenticate nelle application online

Ti potresti domandare: anche in questi casi di spedizione online è necessaria la copia conforme all’originale?

Ebbene sì, soprattutto quando devi mandare per email a un ente pubblico una traduzione giurata del diploma di laurea, è opportuno fare prima la scansione della copia conforme all’originale della pergamena. Quindi, la procedura corretta prevede fare prima la copia conforme, poi consegnarla al traduttore per la traduzione e, infine, inviarla al richiedente in cartaceo o in versione digitale, caricandola su un sito Internet mediante un’application online.

La copia autenticata si fa per appianare nel richiedente qualsiasi dubbio circa l’autenticità della copia che si sta inviando in forma telematica. Un timbro in più, quindi, non fa mai male, al contrario: può evitare problemi e in questo modo non rischi che ti rifiutino la pratica.

Può essere apposta l’Apostilla in una copia conforme?

In effetti, fare una copia conforme all’originale di un documento non duplicabile è la soluzione ideale quando il documento originale è stato rilasciato in una città lontana dal proprio luogo di residenza. Ti diciamo perché:

Quando si deve apporre il timbro di Apostille, lo si fa presso la Prefettura della stessa città dove è stato rilasciato il documento. La copia conforme può essere fatta ovunque. Pertanto, si può fare la copia autenticata e poi farla apostillare nella Prefettura della città del Comune che ha rilasciato la copia conforme. Così non dovrai viaggiare solo per questo.

Se oltre alla copia conforme dei documenti ti serve una traduzione professionale, possiamo aiutarti.

Non esitare a contattarci, per email a info@traduzioni-asseverate.com o chiamando allo 049 54.77.344 se non sai come autenticare un documento e hai bisogno di questo servizio.

Differenza tra copia autentica e copia conforme all’originale

Copia autentica e copia conforme è la stessa cosa, ma a seconda del tipo di documento dovrai farla presso il Comune, il Tribunale o un notaio:

In Italia, per autenticare copie di documenti rilasciati da Comuni, Università, Enti Governati, Uffici pubblici in generale, bisogna rivolgersi all’ufficio anagrafe del Comune. In questo caso va richiesta una copia conforme all’originale. Anche per i documenti identificativi, bisogna fare una copia conforme.

Ad esempio, la fotocopia del passaporto puoi autenticarla in Comune.

Il Tribunale autentica certificati rilasciati dal Tribunale, copie di atti giudiziari o legali, e anche documenti notarili. In tal caso la copia conforme dell’atto si chiama copia autentica.

Un Notaio, invece, può autenticare e rilasciare copie conformi di qualsiasi documento purché sia un originale. In particolare può rilasciare copie semplici degli atti sottoscritti da egli stesso.

Quanto costa una copia conforme all’originale

Copie conformi rilasciate dai consolati

I consolati, invece, possono rilasciare copie conformi all’originale quando sucessivamente sia prevista la traduzione di un documento da utilizzare nel Paese che il consolato rappresenta.

Da precisare che, in questi casi, la copia conforme si fa prima della traduzione e prima dell’Apostille.

Questa procedura di autenticare i documenti presso il consolato può essere necessaria quando l’ente estero a cui si deve presentare la copia non accetta copie conforme da autorità italiane o comunque quando esige che le copie siano autenticate dalle autorità consolari o diplomatiche oppure da un notaio del Paese dove si utilizzeranno talidocumenti con le rispettive traduzioni.

In un altro articolo del nostro blog ti parliamo proprio della traduzione autenticata e ti spieghiamo la differenza tra copia conforme all’originale (true copy o certified copy) e traduzione conforme all’originale o traduzione certificata o certified translation.

L’importante è sapere che, in tutti questi casi soprammenzionati, il funzionario attesta che la copia è conforme all’originale.

Come si fa una copia conforme

Innanzitutto, per farsi rilasciare una copia conforme all’originale, la prima cosa che bisogna fare è fotocopiare il documento. La fotocopia la dovrai portare tu assieme al documento originale.

Allora, come autenticare un documento?

La fotocopia deve essere completa e identica all’originale. Anche un timbro apposto sul retro dell’atto ha un suo significato e deve essere presente nella copia. Altrimenti non si tratta di una copia conforme e il Comune dovrà specificare che si tratta di una copia parziale.

Ottenuta la copia fotostatica, puoi recarti presso il Comune.

È importante precisare che il funzionario non deve necessariamente capire il contenuto del documento, perché la copia conforme all’originale non giudica sui contenuti o sulla veridicità dell’atto, ma soltanto sulla riproduzione fedele del documento.

Non si può certificare una copia a partire da un’altra copia. Sarà necessario partire sempre da un originale. In caso di documenti notarili, bisognerà richiedere al notaio una copia semplice dell’atto.

Innanzitutto, per farsi rilasciare una copia conforme all’originale, la prima cosa che bisogna fare è fotocopiare il documento. La fotocopia la dovrai portare tu assieme al documento originale.

Allora, come autenticare un documento?

La fotocopia deve essere completa e identica all’originale. Anche un timbro apposto sul retro dell’atto ha un suo significato e deve essere presente nella copia. Altrimenti non si tratta di una copia conforme e il Comune dovrà specificare che si tratta di una copia parziale.

Ottenuta la copia fotostatica, puoi recarti presso il Comune.

È importante precisare che il funzionario non deve necessariamente capire il contenuto del documento, perché la copia conforme all’originale non giudica sui contenuti o sulla veridicità dell’atto, ma soltanto sulla riproduzione fedele del documento.

Non si può certificare una copia a partire da un’altra copia. Sarà necessario partire sempre da un originale. In caso di documenti notarili, bisognerà richiedere al notaio una copia semplice dell’atto.

Normativa di riferimento

• Art. 2714 del Codice Civile italiano
• In materia di documentazione amministrativa: DPR del 28/12/2000 n. 445
• In materia di documentazione amministrativa e legalizzazione e autentica di firme: Legge 04/01/1968 n. 15.

Dichiarazione di conformità all’originale e Autocertificazione

La dichiarazione di conformità all’originale, mediante atto notorio, può sostituire la copia conforme all’originale.

Quando uno o più documenti devono essere utilizzati in Italia, talvolta è consentita l’autocertificazione e può non essere necessario procedere con le copie conformi agli originali.

La dichiarazione di conformità consiste precisamente in un’autocertificazione dell’interessato stesso, che però deve essere firmata davanti al funzionario che riceve i documenti, presentando la propria carta d’identità e una fotocopia della stessa. Anche in questi casi va apposta una marca da bollo da €16,00.

Quando è sufficiente l’autocertificazione, la parte interessata può compilare un documento che si chiama dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà

L’autocertificazione è valida solo in Italia, in virtù dell citato art. 19 del D.P.R. n. 445. In genere non viene accettata all’estero una copia che non sia stata certificata da un pubblico ufficio.